Hvordan UC SYD erstatter manuel kundeservice med AI-support døgnet rundt

Fremtidens kundeservice er her. Løsningen giver øjeblikkelig, præcis og flersproget uddannelsesvejledning døgnet rundt og fjerner ventetid og manuelt arbejde. UC SYDs AI-drevne chatbot sikrer problemfri kommunikation med kommende studerende og er optimeret til skalering i spidsbelastningsperioder.

• Levering: 2024
• Service: Kundeservice-chatbot
• Fokus: Procesautomatisering, kundeservice, skalerbarhed.

Udfordringen

Uddannelsesinstitutioner som UC SYD bruger betydelige ressourcer på at besvare talrige henvendelser fra kommende studerende. Manuelle svarprocesser er dyre, tidskrævende og ressourcetunge, især omkring ansøgningsfrister og semesterstart. Desuden er det en konstant udfordring at holde vidensmaterialet opdateret og tilgængeligt.

For at løse disse udfordringer havde UC SYD brug for en løsning, der:

• Giver øjeblikkelige, præcise svar døgnet rundt uden brug af menneskelige ressourcer.
• Skalerer problemfrit i perioder med mange henvendelser.
• Kommunikerer effektivt på flere sprog.
• Løbende og ubesværet opdateres med ny institutionel viden af internt personale.

Bag løsningen

BotTellMe udviklede en skræddersyet AI-chatbot-løsning til UC SYD, der giver øjeblikkelig og personlig uddannelsesvejledning. Den er bygget på en brugervenlig intern platform til vidensstyring, som gør det let at administrere og overvåge performance. Chatbottens vigtigste funktioner omfatter:

• Altid tilgængelig: Kører døgnet rundt, tilpasset de studerendes tilgængelighed, især uden for normal arbejdstid.
• Flersproget support: Giver præcise, kulturelt nuancerede svar på flere sprog og imødekommer internationale studerende.
• Ubesværet vedligeholdelse: UC SYDs personale kan nemt opdatere chatbottens vidensbase uden teknisk indblanding, hvilket sikrer nøjagtighed og relevans.
• Fleksibelt design: Fuldt tilpasseligt UI af UC SYDs kommunikationsteam, i overensstemmelse med institutionens branding og designretningslinjer.
• Dyb institutionel viden: Tilbyder detaljeret, programspecifik indsigt og vejledning om UC SYDs unikke uddannelsestilbud og services.

Fordele

Chatbotten forbedrer kundeservicen markant og reducerer samtidig kompleksitet og omkostninger i driften:

• Forbedret svarkvalitet: Overgår den tidligere manuelle chatservice i både hastighed og præcision og øger brugertilfredsheden.
• Reducerede driftsomkostninger: Fjerner behovet for manuelle svar og frigør ressourcer til strategiske opgaver og interaktioner med højere værdi.
• Skalerbarhed: Håndterer problemfrit flere henvendelser i kritiske perioder, såsom ansøgningsfrister og semesterstart.
• Øget tilgængelighed: Udvider UC SYDs internationale rækkevidde ved at give en problemfri oplevelse til ikke-dansktalende kommende studerende.
• Løbende optimering: Giver interne teams mulighed for løbende at forbedre svarpræcisionen baseret på brugerdata.

Efter en måneds drift leverer den nu hurtigere og bedre svar end vores tidligere bemandede chatløsning, så vi er meget tilfredse med resultatet.

Resultatet

Inden for en måned efter lancering leverede UC SYDs chatbot markante forbedringer i kundeservicen:

• Udvidet tilgængelighed: Giver studerende support præcis når de har brug for det, især uden for almindelig åbningstid.
• Forbedret svarkvalitet: Leverer hurtigere og mere præcise svar sammenlignet med den tidligere manuelt betjente chat.
• Nem vedligeholdelse: Forenklede opdateringer af vidensbasen gør det muligt for UC SYDs personale hurtigt at implementere ændringer selv.
• Flersproget support: Håndterer effektivt henvendelser på flere sprog og imødekommer den mangfoldige gruppe af studerende.

UC SYD modtager løbende mange henvendelser via chatfunktionen på vores hjemmeside. Fordelene ved vores nye chatbot-løsning er, at den er tilgængelig, når kommende studerende har tid, typisk om aftenen, at den er let at opdatere med ny information, og at den kan svare på flere sprog. Efter en måneds drift leverer den nu hurtigere og bedre svar end vores tidligere bemandede chatløsning, så vi er meget tilfredse med resultatet.